Nøgletalsmødet

Opdateret: 26. sept. 2019


Advarsel: Nedenstående er en forretningsorienteret betragtning. Opslaget er IKKE en opfordring til at drive sin klinik 100% efter økonomiske nøgletal. Efter min bedste overbevisning, må økonomiske nøgletal ALDRIG komme til at fylde mere end 49% i forhold til de tandfaglige beslutninger. Med andre ord vil jeg ALDRIG anbefale nogen, at foretage behandling uden faglig indikation. Der må aldrig udføres behandling, blot fordi det er en god forretning. Skulle du blive fristet til dette, er det en kortfristet fornøjelse, da dit brand vil lide betydelig skade NÅR det bliver opdaget.


Når jeg tager emnet op, er det fordi der er en tendens til, at danske klinikejere beskæftiger sig alt for lidt med forretningsdelen af deres klinik. Det KAN udvikle sig til et finansielt problem for klinikken og dermed for klinikejeren og hele teamet. Dét synes jeg er synd, for det går i sidste ende ud over patienterne.


Kære kollega. Jeg håber du vil lade dig inspirere af nedenstående. Frem for at afvise det jeg skriver, som noget liberalt nonsens, vil jeg anbefale dig at se på hvad du KAN bruge. Måske er der elementer du vil kunne drage nytte af i din klinik, måske ikke. Alt hvad jeg skriver om på min blog, har været testet i min egen klinik. Det er altså ikke noget jeg finder på eller kopierer fra USA, som flere har antydet. Det er åbenlyst, at jeg har ladet mig inspirere af andre klinikker rundt om i verden (Europa, USA og Australien). Ligesom jeg har brugt tid på at lære hvordan virksomheder i andre brancher bruger deres nøgletal, både i Danmark og i udlandet.


____________________



Interessekonflikt

I de fleste private tandklinikker i Danmark, er der nogle modsatrettede interesser blandt personalet. De fleste tandlæger er ansatte på vilkår, der ligner vilkårene for en virksomhedsejer. Deres løn udgøres af en procentdel af den omsætning, de selv genererer, fratrukket div. omkostninger.

Dette står i skarp kontrast til resten af personalegruppen, der oftest er ansat med fast timeløn.


Forskellen i de to ansættelsesformer er, at tandlægerne bliver aflønnet af den værdi de leverer til patienterne. Resten af personalet får løn efter hvor længe de er på arbejdspladsen.


Tandlægerne har ofte en interesse i at få optimeret deres arbejdsdag så meget som muligt, mens receptionisten og klinikassistenten ikke har så stort et problem med afbud og udeblivelser, da det giver dem pusterum til at slappe af eller få styr på “alt det der roder i sterilen”

Kender du det?


Der er adskillige elementer klinikken kan bringe i anvendelse for at mindske den beskrevne interessekonflikt. Ét af disse elementer er mødet om klinikkens nøgletal.


Forudsætning:

For overhovedet at kunne anvende et møde om nøgletal. Kræver det, at klinikken har en vision. Personalet skal vide hvor klinikken skal bevæge sig hen. Ikke kun økonomisk, men også fagligt, socialt, brandwise, osv. Hvis ikke klinikken har en vision, har klinikken ingen mål. Uden mål er et møde om nøgletal værdiløst. Tilsvarrende hvis klinikken kun har økonomiske mål, har klinikken et stort problem i forhold til sin interne kultur og klinikkens brand.


Hvis du er i tvivl om hvorvidt din klinik har en vision, vil jeg anbefale dig at melde dig til bloggen her. Det gør du ved at klikke på “login” i øverste højre hjørne. For i næste uge uploader jeg det første af 2 opslag om klinikkens vision og hvordan du kan skrive din egen vision.

Mødeform

Modsat morgenmødet, personalemødet og teamtræningsmødet, har nøgletalsmødet ikke behov for en dagsorden, der offentliggøres på forhånd. Dagsordenen altid er den samme og mødet følger altid den samme form. Det gør mødet fordi tallene ikke står til diskussion (årsagen til tallene kan diskuteres, men det kommer vi til).

Mødet afholdes som det første hver måned. Det giver mulighed for at rette op på evt. afvigelser i løbet af den kommende måned, så man ikke får endnu et møde, hvor det samme problem optræder igen. (Ved mere komplekse problemer kan dette naturligvis ikke undgås)


Der er mødepligt for ALLE medlemmer af teamet.

Som altid skal mødet have en facilitator, der står for selve mødet. Dvs. indsamling af data. Udlevering af behandlede data til mødedeltagerne, klargøring af div. materialer, osv. Facilitatorer er også ordstyrer undervejs i mødet.


Jeg anbefaler, at benytte en receptionist med forståelse for tal eller den medarbejder, der står for bogføringen i klinikken.


Der er behov for en referent, der noterer konklusioner, handlingsplaner og aftaler ned til senere brug under bla. personalemøderne.


Indhold

Under selve mødet gennemgås de tal, der er af betydning for klinikkens mål. Det kan være (men er ikke begrænset til): Omsætning, case præsentationer, case accept, antal PA behandlinger, antal henviste patienter, teknikudgifter, materiale udgifter, antal udeblivelser, antal afbud, antal ledige stoletimer, osv.


Der bør lægges stor vægt på værdien af de tal, der overgår de opsatte mål. Ved at lægge stor positiv værdi heri, ansporer det mentalt til at forsøge at nå- eller overgå mål fremadrettet. Dette er ofte en stor udfordring for tandlæger. Idet vi er skolet til at finde og fokusere på fejl. I fht. personalemøder er dette mindsæt demotiverende. Så arbejd med at fokusere på det positive.


Udvælg dernæst 1-2 af de områder, hvor klinikken ikke nåede sine mål. Det er super vigtigt, ikke at tage flere områder under behandling, da det dels er demotiverende (husk på vi vil skabe et optimistisk, positivt momentum), Dels kan vores hjerne ikke overskue ret mange mål ad gangen. Så når klinikken indfører 1-2 områder, der skal arbejdes med. Afstedkommer dette altid 1-2 nye mål.


Det er vigtigt, at de 1-2 områder, der skal arbejdes med fremadrettet, ikke får lov til at stå hen i det uvisse. Sørg for at udarbejde en handlingsplan.

Handlingsplan:

For at få en handlingsplan, der kan bruges til andet end fyld på en opslagstavle eller overfyldt ringbind, er det vigtigt, at gøre følgende:

  • Indiker hvilket problem der skal løses

  • Vær meget konkretVær MEGET realistisk (tid og ressourcer aftales med klinikchefen)

  • Sæt en tidsramme for afslutning og måling på handlingsplanens effekt.

  • Udpeg en ansvarlig for handlingsplanen.


Jeg ved godt, at det måske lyder meget formelt med handlingsplaner og en skemasat formel for eksekvering. Hvis du ikke tidligere har arbejdet så struktureret med handlingsplaner, så overvej hvor god klinikken har været til at implementere ny viden eller forandringer. Jeg vil IKKE under nogen omstændigheder pege fingre af din klinik! Det er blot et faktum, at størstedelen af alle klinikker i verden, har problemer med implementering. Det skyldes blandt andet manglen på kraftigt strukturerede handlingsplaner.


Min opfordring til dig er derfor, at forsøge at arbejde mere med handlingsplaner, som skitseret (HUSK ikke for mange ad gangen - så sker der heller ikke noget. Det kan være super frustrerende som klinikejer, at skulle være så tålmodig, men det lønner sig i den sidste ende)


Download:

Som medlem af bloggen kan du downloade min guide til nøgletalsmøder her. Guiden er sat op i punktform, med en beskrivelse af hvad facilitator skal gøre op til- og under mødet. Der er en beskrivelse af selve mødet og hvordan i kan arbejde med handlingsplaner i klinikken. Guiden fylder 3 A4 sider og er sat op så den kun er den sidste side du behøver printe op til hvert møde. Du er velkommen til at tilpasse guiden til din kliniks egne behov. Brug den som inspiration. Det er ok at være uenig med mig. Jeg håber blot jeg kan bidrage til at gøre din klinik til en bedre arbejdsplads, der opfylder dine drømme.


Hvis du er interesseret i salg, drift og branding indenfor rammerne af din klinik, vil jeg anbefale dig, at melde dig til min blog. Det gør du ved at klikke på “login” øverst i højre hjørne. Så sender jeg dig en email med henvisning til nye blogindlæg, efterhånden som jeg uploader dem. Jeg skriver ca. 1 oplæg om ugen og sender ingen reklame eller spam.

Hvis du ønsker hjælp til at optimere driften af din klinik, er du velkommen til at skrive eller ringe til mig.


Mange tak fordi du læste med.

Venlig hilsen

Tandlæge

Jesper Hatt


mail@smiledesign.dk

Tlf: 61272228

  • Sort Facebook ikon
  • Sort LinkedIn ikon
  • Sort YouTube Icon